TelefonkonferensWebbkonferenser
SWE
 
 
Conference Calls

Effektivare möten

December 2007, New Business

Möten är till för att man ska fatta beslut men allt som oftast fastnar deltagarna i diskussioner om smådetaljer, förlorar målet ur sikte och - än viktigare - slösar bort allas tid.

Som VD för ett telefonkonferensföretag är hela min verksamhet baserad på möten. Jag har därför kunnat snappa upp några bra tips om hur man håller framgångsrika möten och därigenom förbättrar företagets effektivitet.

Det behöver väl knappast påpekas att vid en lågkonjunktur blir högre produktivitet ännu viktigare för företagen.

Vi genomförde nyligen en undersökning där vi frågade kontorsanställda om deras möten. Frågorna var relativt lättsamma, men svaren visade ändå att utan en stark ordförande förlorar man ofta värdefull tid.

Nästan hälften av de utfrågade sa förvånansvärt nog att de har sett folk somna under möten och nästan en fjärdedel av männen, men bara en tiondel av kvinnorna, erkände att de regelbundet ljuger på möten.

Men skämt åsido, koncentrerar man sig inte på agendan, blir det effektiva beslutsfattandet lidande.

Hur gör jag mina möten effektivare?

Tar du dig tid att planera mötet, används tiden effektivare när alla väl är på plats genom att ni håller er till ämnet och löser frågor istället för att sväva ut och prata om annat. I planeringen ingår att tänka efter vilka som ska delta - ju mindre grupp desto bättre. Grundregeln är att för varje extra mötesdeltagare, dubbleras mötets längd och effektiviteten halveras.

Artigheter är nog så viktiga i början på mötet, men ägna inte allt för lång tid på onödigt småprat. Må så vara att din kollegas brorson precis har kommit in på Oxford University eller att lördagskvällens tv-program var ett skämt, men ni kan prata om det efter mötet, inte innan.

Möten som ingen styr över, far iväg i en miljon olika riktningar samtidigt och man uppnår absolut ingenting. Se till att få kontroll över möten så tidigt som möjligt och styr det med stadig hand i jämn takt, alltid med en bestämd sluttid i sikte.

Se också till att alla diskussioner berör hela gruppen – om ni kommer bort från ämnet och två personer börjar prata om något som bara berör dem, be dem fortsätta sin diskussion efter mötet.

Att be kollegorna fundera på frågorna före mötet kan också öka effektiviteten. Fråga alla före mötet vilka lösningar de föreslår på de frågor som ska tas upp. På det sättet slipper du presentera frågorna på nytt.

Uttryck dig så att alla förstår och se till att vara väl insatt i de aktuella frågeställningarna så att du inte "svävar ut".

Man bör också uppmuntra deltagande i möten och förutse vilka frågor som folk kommer att ställa och hur du ska svara på dem. Det är viktigt att dina handlingar överenstämmer med dina ord – säger du att du ska göra något ska du med andra ord göra det också. Då blir framtida möten effektivare och du blir tagen på allvar.

Och självklart säger jag det här, men det är sant - ett av de enklaste sätten är att hålla dina möten över telefon eller på webben. Genom att skära bort resorna till möten sparar du tid och minskar utgifter.

Beviset att det är till stor hjälp i tider som dessa, är den stora tillväxten i vår verksamhet som vi har upplevt sedan kreditkrisen fick fäste i England.

Andrew Pearce – VD, Powwownow

    Share/Bookmark Share this page

    Fler Nyheter